B. Braun baut unternehmensweites ECM mit Open Text
18 Dec 2008
Der weltweit tätige Gesundheitsversorger B. Braun Melsungen AG implementiert eine unternehmensweite ECM-Plattform auf Basis der ECM-Suite von Open Text™, eines führenden Anbieters für Enterprise Content Management (ECM). Ziel ist die Verwaltung von regulierten Dokumenten über den gesamten Lebenszyklus hinweg, der effektive Wissensaustausch durch Collaboration sowie ein effizienter und kontrollierter Zugriff auf alle prozessrelevanten Dokumente des Unternehmens. Wichtigster Entscheidungsgrund zugunsten von Open Text war dessen Plattformansatz, der alle geforderten Funktionalitäten integriert in einer einheitlichen Benutzeroberfläche zur Verfügung stellt. Das Projekt ist auf mehr als drei Jahre angelegt. Bis Ende 2011 sollen weltweit alle PC-Arbeitsplätze von B. Braun an die ECM-Plattform angeschlossen sein.
„B. Braun ist in einer stark regulierten Branche tätig. Daher heißen für uns die wichtigsten Geschäftsanforderungen, die mit Hilfe der IT erfüllt werden müssen, Prozesseffizienz und Compliance“, so Steffen Epple, Leiter IT Competence Center PLM bei der B. Braun Melsungen AG. Das Unternehmen unterliegt etwa bei der Zulassung neuer medizinischtechnischer Geräte verschiedensten Auflagen der US-Behörde Food & Drug Administration (FDA) oder der Europäischen Union. An den damit verbundenen Prozessen sind eine Vielzahl von Dokumenten und weltweit verteilten Mitarbeitern beteiligt. „Alle unsere wertschöpfenden Prozesse leben vom Dokumenten- und Wissensaustausch. Um diesen Austausch effizienter und performanter als bisher zu gestalten, müssen wir einen unternehmensweit einheitlichen und integrierten Infrastrukturansatz verfolgen“, betont Steffen Epple und fährt fort: „Unsere interne Produkt- und Anbieterauswahl ergab, dass Open Text der am besten geeignete Partner ist, um eine unternehmensweite und integrierte ECM-Plattform aufzubauen.“
B. Braun ist seit mehreren Jahren Open Text-Kunde. So setzt das Unternehmen seit 2005 im Bereich Web Content Management die Produkte von RedDot, der Open Text Web Solutions Group, ein. In den Bereichen Digital Asset Management und SAP-Archivierung werden ebenfalls Open Text-Lösungen – zum Teil seit 1997 – unternehmensweit genutzt. Diese werden im Rahmen des aktuellen Projekts an die neue, zentrale Plattform für Dokumentenmanagement und Collaboration angebunden.
Mehrstufiges Projekt
Bislang setzte B. Braun nur im Bereich regulierte Dokumente ein Dokumentenmanagementsystem mit weniger als 2.000 Anwendern ein. Der übrige Dokumentenbestand des Unternehmens war auf verschiedene Datenbanken, Dateiserver oder E-Mail-Systeme verteilt und musste von den Anwendern manuell und ohne Toolunterstützung verwaltet werden. Datenredundanzen und -inkonsistenzen sowie Performanzprobleme waren die Folge, unternehmensweite Suchabfragen nicht möglich. Kern der aktuellen Open Text-Implementierung bildet ein zentrales Repository für alle prozessrelevanten Unternehmensdokumente weltweit. Dieses wird mit dem bereits bestehenden Open Text-Archiv für die SAP-Systeme von B. Braun integriert. Wichtige
Dokumente aus anderen Systemen werden ebenfalls im Rahmen des Projekts in das Repository migriert. Für die Performanz beim Dokumentenzugriff sorgen Caching- Mechanismen von Open Text. Ferner werden Lösungen aus der Open Text ECM Suite für Dokumentenmanagement und Collaboration implementiert, so dass integrierte Funktionalitäten für Archivierung, Records Management, Suche und Zusammenarbeit weltweit zur Verfügung stehen. Das bisher genutzte DMS-System wird dabei vollständig abgelöst.
Phase 1 des im Oktober dieses Jahres begonnenen Projekts ist dem Management der regulierten Dokumente für Anwender in Deutschland, Malaysia, Spanien und den USA gewidmet. Hinzu kommen bis zu drei Pilotprojekte für Collaboration. Der Echtstart ist für Mitte 2009 geplant. Die Anwender können dadurch sowohl regulierte als auch sonstige Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg managen, sich im Rahmen von Foren, Blogs und Communities austauschen und strukturiert in Projekten zusammenarbeiten. Bis Ende 2011 folgt der weltweite Roll-out der Open Text-Implementierung für alle Windows-PC-Arbeitsplätze.
Strategische ECM-Partnerschaft
„Open Text ist der strategische ECM-Partner von B. Braun. Wir haben die Entwicklung des Anbieters in den letzten Jahren genau beobachtet und bewerten diese sehr positiv. Kein Softwarehersteller, den wir evaluiert haben, kann eine Plattform mit einer vergleichbaren Integrationstiefe und einem breiteren Funktionsumfang bieten“, erklärt Steffen Epple. „Insofern bestätigt die Unternehmensstrategie von Open Text unsere früheren Investitionsentscheidungen in Lösungen des Anbieters und steigert deren Wert.“
