VPV Lebensversicherungen

Die VPV wurde 1827 als Sterbekasse für die alte Post/Telekom gegründet. Über mehrere Fusionen entstand die heutige Vereinigte Postversicherung mit Hauptsitzen in Stuttgart und Köln.  Ein großer Teil der Bestandskunden stammt aus den Bereichen Post/Telekom und Öffentlicher Dienst. Im Innendienst sind über 600 und im Außendienst über 700 Mitarbeiter tätig. Sie werden bundesweit durch 3000 nebenberuflich tätige Vermittler unterstützt. Mit einer Bilanzsumme von über 8 Mrd. EUR gehört die VPV heute zu den mittelgroßen Versicherungsunternehmen Deutschlands.

Herausforderung

Der Impuls für die Suche nach einer professionellen Content Management-Lösung wurde bei der VPV gleich durch mehrere Aspekte verursacht.

Website
Der Internetauftritt war bereits seit längerer Zeit nicht mehr überarbeitet worden. Design, Benutzerführung und Informationsaufbereitung waren nicht mehr zeitgemäß. Zusätzlich sollte der Internetauftritt stärker in die Kommunikationsprozesse des Unternehmens mit einbezogen werden. Aktuelle Produkt- und Unternehmensinformationen sollten ebenso zu finden sein, wie die häufigsten Anfragen an das interne Kundenservice-Center. Aufgrund dieser Anforderungen leitete die VPV eine weitere Forderung ab. Der Webauftritt sollte nicht länger extern gehostet und redaktionell gepflegt werden. Stattdessen war ein direkter interner Zugriff nötig.

Intranet
Die bisherigen Online-Informationsangebote für die Innendienst-Mitarbeiter wurden manuell angelegt und nur durch wenige Mitarbeiter redaktionell gepflegt. Eine Vernetzung innerhalb der Angebote erfolgte nicht.  Durch veränderte Arbeitsprozesse verstärkte sich der Anspruch, den Mitarbeitern die notwendigen Informationen stets aktuell, schnell und gültig zur Verfügung zu stellen. Daher sollten möglichst viele Mitarbeiter in der Lage sein, in einfacher Form selbst Informationen online einpflegen zu können.

Informationssystem für den Außendienst
Dem Außendienst stand ein selbst entwickeltes Informationssystem („Extranet“) mit erweiterten Funktionalitäten (z.B. Shop) zur Verfügung. Doch auch dieses System war nicht fest in die unternehmensweiten Kommunikationsprozesse eingebunden. Zudem stand das System hinsichtlich Navigation und Usability an den Grenzen seiner Leistungsfähigkeit.

Aufgrund dieser Ausganglage entschied sich die VPV, die Prozesse und eingesetzten Systeme völlig neu zu überdenken. Die bisherigen Systeme sollten komplett abgelöst werden. Zielsetzung war, mit einem System alle Plattformen aus einer Hand zu bedienen. Wichtig war der VPV, dass die Administration eigenständig durchgeführt werden kann und die Platt¬formen ihre Dynamik und Inhalte aus einer möglichst breiten Mitarbeiterbeteiligung beziehen.

Lösung

Zur Lösung dieser Aufgaben wurde durch die VPV ein strate¬ischer Projektplan erstellt, der die einzelnen Anforderungen priorisierte und einen stringenten, stufenweisen Umsetzungsplan enthielt. Ein Relaunch der Website sollte zuerst umgesetzt werden. Darauf aufbauend sollte der Launch des neuen Intranets erfolgen, um anschließend weitere Informationssysteme zu integrieren. Zusätzliche Vorgabe der Geschäftsführung war eine möglichst rasche Umsetzung der einzelnen Phasen. Aus diesem Grund sollte eine Anbindung an Backend-Systeme, z.B. zur medienbruchfreien Gestaltung von Geschäftsprozessen, nicht im ersten Schritt erfolgen, sondern erst in einer späteren Ausbaustufe.

Nach der Definition der Strategie, den Zielen und den gewünschten Schritten folgte eine Marktanalyse und Vorselektion verschiedener Systeme. Im Anschluss daran wurden mehrerer Anbieter geprüft, wobei RedDot CMS gleich in mehreren Punkten deutlich besser abschnitt. Besonders überzeugend war die Benutzerfreundlichkeit für die Redakteure: Mitarbeiter, die nur gelegentlich mit dem System arbeiten, finden im RedDot CMS eine starke und intuitive Unterstützung bei der Content-Erstellung. Für das VPV-Intranet, das von der Beteiligung der Mitarbeiter lebt, eine unverzichtbare Basis. Template-Funktionalität, Abbildung von Workflows, LDAP-Anbindung und eine integrierte Suchmaschine sind weitere Vorteile des Systems. Besonders hervor¬stechend ist jedoch die Möglichkeit, den Abteilungen im Intranet geschützte Bereiche anzubieten. Die Personalisierungslösung RedDot LiveServer ermöglicht einen berechtigungsgeschützten Zugriff auf sämtliche Daten und Anwendungen. Auch das Thema Investitionssicherheit war für die VPV ein wichtiges Kriterium. Eine breite Kundenbasis , langjährige Marktpräsenz und eine durchdachte und ausgereifte Systemarchitektur konnten die VPV überzeugen.

Ergebnis

Mit Hilfe des RedDot Partners 21torr konnte der gesamte Internet-Relaunch (inklusive Konzept, komplett neuer grafischer und textlicher Gestaltung, Fotoshootings etc.) in nur 5 Monaten umgesetzt werden. Interaktive Beratungsmodule, neue Service-Angebote und speziell erarbeitete Produktinformationen bieten Kunden einen hohen Nutzen. Durch das RedDot CMS werden nun alle Seiten des Auftritts eigenständig durch die Mitarbeiter der VPV gepflegt. Auf aktuelle Entwicklungen kann sofort reagiert werden. Ebenso sind Zuständigkeiten bei den Redakteuren auch in der Berechtigungsstruktur abgebildet worden. Im Ergebnis sind damit Redaktions- und Publizierungsprozesse deutlich zeit- und kostengünstiger geworden.

Nach dem erfolgreichen Relaunch des Web-Auftritts ging das Projektteam die nächste Aufgabe an: den Aufbau eines Intranets. Zusammen mit dem RedDot Premium-Partner edoras wurde die notwendige Architektur entwickelt und Navigationsstrukturen sowie Berechtigungskonzepte erstellt. Vom Start an hat sich das neue VPV-Intranet (neben Telefon und E-Mail) als eines der wichtigsten Kommunikationsmittel etabliert.  Informationsprozesse konnten standardisiert, verschlankt und zentral organisiert werden. Dabei kümmert sich ein kleiner Stab von Redakteuren um die zentralen Inhalte und die ständige Weiterentwicklung des Intranets. Ein Großteil der Content-Aktualisierung erfolgt eigenständig durch die Fachbereiche. Die einfache, schnell zu lernende Bedienbarkeit führt zu einer hohen Akzeptanz, die auch technisch Unkundige mit einbezieht.

Die Möglichkeiten der RedDot ECM Suite sind für die VPV noch nicht ausgeschöpft. Dank des modularen Aufbaus der integrierten Gesamtlösung von RedDot kann der Funktionsumfang bedarfsgerecht angepasst werden. Die VPV nutzt heute die Module Web Content Manager, Asset Manager, Personalization Manager und Search Engine als Basis für den erfolgreichen Aufbau und Betrieb ihrer Website und des Intranets. Weitere Aufgaben stehen bereits an. Dazu gehört neben der Migration des Informationsdienstes für den Außendienst auch die Einbindung des Dokumenten Management Systems von RedDot. Die Anbindung an Backend-System sowie die weitere Vernetzung mit vorhandenen Systemen sind ebenfalls geplante Ausbaufelder.

"RedDot unterstützt uns und unsere Mitarbeiter beim Aufbau und der Pflege einer effizienten Informationslogistik. Die strategische Entscheidung für die RedDot ECM Suite als zentrales System für alle Web-Medien war gut und richtig." Karsten Voss, Projektleiter, VPV Versicherungen