Ausgangssituation

Das UKE umfasst in 14 Zentren mehr als 80 interdisziplinär zusammen arbeitende Kliniken, Polikliniken und Institute. Mit rund 1.400 Betten und 6.400 Mitarbeitern ist es eines der größten Krankenhäuser in Deutschland. Jährlich nimmt das Klinikum etwa 52.000 Patienten stationär auf. Hinzu kommen 200.000 ambulante Behandlungen sowie rund 50.000 Notfälle.

Herausforderung

Der Gesetzgeber hat mit seinen Gesetzesreformen zum Gesundheitswesen weitreichende Änderungen im Krankenhausbereich eingeleitet. Durch die Umstellung des Vergütungssystems auf Fallpauschalen sollen unter anderem die Verweildauer von Patienten verkürzt und Kosten gesenkt werden. Die Krankenhäuser stehen daher vor der Aufgabe, Prozessabläufe zu optimieren und Einsparpotenziale im medizinischen und nichtmedizinischen Bereich auszuschöpfen. Um sich fit für die Zukunft zu machen, hat das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf ein umfassendes Programm zur Umstrukturierung und baulichen Neuordnung eingeleitet. Ein Masterplan bildet die Basis für die Veränderungen und behandelt auch das Thema Informationslogistik; hier ein Auszug aus dem Masterplan: „Bei der Neuorganisation der Gebäude und Abläufe sollen zukunftweisende Techniken eingesetzt werden. Dies gilt sowohl für die gebäude-, medizin- und labortechnische Ausstattung als auch für die Kommunikationsstrukturen.“

Zum Zeitpunkt der Ausschreibung für die Implementierung eines übergreifenden Content Management Systems durch das UKE waren ca. 20.000 HTML-Seiten und 1.000 PDF-Dokumente auf der Website und im Intranet publiziert, die weitgehend dezentral und mit hohem personellen Aufwand von den verschiedenen Bereichen erstellt und gepflegt wurden. Ein neues Content Management System sollte Nutzern einen einheitlichen, weitgehend intuitiven Zugang zu beiden Plattformen ermöglichen, um Inhalte einzustellen und zu verwalten sowie Strukturen anzupassen und weiterzuentwickeln.

Spezielles EDV-Wissen bzw. umfangreiche Trainingsmaßnahmen sollten dafür nicht erforderlich sein. Veränderte Strukturen und neue Prozesse sollten flexibel abgebildet und implementiert werden können. Die Konsistenz in der Darstellung der Inhalte (Struktur und Design) war ebenfalls zu gewährleisten. Gesucht wurde ein leistungsfähiges, benutzerfreundliches und zukunftssicheres Content Management System, mit dem die Verwaltung komplexer Informations- und Datenstrukturen kostengünstiger und einfacher gestaltet werden kann.

Lösung

Vom UKE wurde eine ausführliche Beschreibung der Leistungsanforderungen für das CMS erstellt, die Grundlage einer europaweiten Ausschreibung war. Aus einem Bewerberfeld der führenden Software-Anbieter wurden über mehrere Auswahlstufen drei Systeme in die Schlussauswahl genommen; darunter auch der RedDot Content Management Server (CMS). Der RedDot-Partner Amedick & Sommer Neue Medien GmbH, der über umfangreiche Erfahrungen im Gesundheitswesen verfügt, stellte dem UKE eine Test-Installation von RedDot CMS zur Prüfung der Software-Funktionalitäten sowie der Benutzeroberfläche zur Verfügung.

RedDot CMS überzeugte neben zahlreichen Standardanforderungen besonders aufgrund folgender, für das UKE wichtiger Punkte:

• Einfache Pflege und Administration von Intranet und Website über das CMS – auch ohne besondere EDV-Kenntnisse von Nutzern
• Einbindung von externen webbasierten Applikationen
• Einbindung von Skriptsprachen (Perl, PHP)
• Barrierefreiheit
• Unterstützung von mehrsprachigen Inhalten
• Flexible Benutzerverwaltung und Verschlüsselung der Zugangsdaten
• Automatisierter Import von bestehendem Content
• Einfach zu bedienender, browserbasierter Client für die Autoren und Freigabeberechtigten (auch offline und für MAC-Anwender nutzbar)
• Möglichkeit, geschlossene Bereiche nur intern zugänglich zu machen und über das CMS zu pflegen
• Möglichkeit, erzeugte Seiten automatisch auf mehrere separate Webserver zu transferieren
• Einbindung des CMS in die interne Linux-/Apache Server Umgebung

Ausschlaggebend für die abschließende Entscheidung für das RedDot CMS waren die besonderen Produkteigenschaften, die alle Anforderungen im Hinblick auf Funktionalität und Usability vollständig abdecken sowie das Branchen- und Projekt-Know-how des RedDot-Partners Amedick & Sommer.

Ergebnis & Ausblick

Das Projekt wurde innerhalb von acht Monaten erfolgreich umgesetzt. Die Internetbeauftragten übernehmen das komplette Management des Intranet- und Webauftritts der eigenen Klinik/ Poliklinik bzw. des Instituts innerhalb des Portals. Dafür waren Schulungen nur in geringem Umfang erforderlich. Die Pflege von Fachinformationen erfolgt durch rund 160 Autoren. Sie waren nach kurzer Einarbeitungszeit schnell in der Lage, mit dem selbsterklärenden CMS umzugehen und Inhalte wunschgemäß zu aktualisieren.
Durch diese Aufgabenverteilung können die zentralen IT-Ressoucen deutlich entlastet und Probleme vor Ort schneller gelöst werden.
Aufgaben wie: 

• Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Seiten
• Freie Bearbeitung der mehrstufigen Navigation
• Bereitstellung frei kombinierbarer, barrierefreier Content-Module und Templates für den Inhaltsbereich
• Flexible Integration von Inhalts-Boxen in der Marginalspalte

können so leicht umgesetzt werden, ohne IT-Experten einzuschalten.

Flexibel gestaltbare Freigabeprozesse und differenzierte Zugriffsrechte erlauben einen professionellen Redaktionsprozess und sichern die hohe Qualität aller publizierten Inhalte. Die Einhaltung des Corporate Designs wird durch strikte Trennung von Content und Layout gewährleistet.

Ein Anwenderforum, das von Amedick & Sommer zwei Monate nach dem Go-live-Termin im UKE durchgeführt wurde, bot eine Plattform für die Diskussion von Fragen und Problemen. Hier wurde die hohe Akzeptanz des RedDot-Konzepts sowie die Zufriedenheit mit dem System bei allen Nutzern und den Projektverantwortlichen deutlich.